Projektno vodenje: 5 razlogov, zakaj mi srce bije v ritmu organizacije projektov

Se spomniš trenutka, ko si se zavedal, v čem uživaš, si dober in bi lahko v tem razvijal kariero ter poslovno pot? Sama tega “aha” trenutka sicer nisem doživela, saj sem dolgo časa mislila, da je načrtovanje in planiranje pri posameznikih nekaj samoumevnega. Zato mi dolgo ni bilo jasno, kako so lahko določeni ljudje tako neorganizirani. Potem enostavno odkriješ – niso vsi za vse.

Tako, kot so nekateri z dušo in telesom predani eksperimentiranju v kuhinji, urejanju vrtičkov, pisanju ali dizajnu, sem sama svojo strast odkrila v organizaciji, načrtovanju in projektnem vodenju.

Nekateri projektni managerji uživajo v reševanju izzivov, spet drugi so se za ta poklic odločili zaradi stika z ljudmi, nekateri zaradi drugih razlogov. Vsi pa se dnevno srečujemo z enakimi nalogami in podobnimi izzivi.

Z delom vodje projektov sem dejansko začela živeti modrost, kateri želijo slediti številni: “Choose a job you love, and you will never have to work a day in your life.”

Spodaj prisluhni mojim petim utripom srca, ki ti bodo pomagale razumeti, zakaj mi po žilah teče projektno vodenje. Našel boš tudi nekaj nasvetov ter orodij za projektno vodenje, ki ti bodo še bolj približale organizacijo projektov.

1. Planiranje oz. načrtovanje, ki pripelje do uspešno izvedenega projekta

Če si projekt zamisliš kot zemljevid, smo vodje projektov tvoja Google Maps aplikacija. Ko enkrat pripravimo načrt projekta oz. zastavimo, kako tvoje želje popeljati od točka A (začetka) do točke B (cilja), te zlahka vodimo po vseh zavojih, serpentinah in preko ovir. Hkrati pa napovedujemo, kje so možnosti zastojev in bližnjic.

Z dobrim načrtom je delo lažje, hitrejše in bolj učinkovito. Z dobrimi orodji za projektno vodenje pa še bolj (preberi si blog prav o tem).

Ko pomisliš na organizacijo, ti morda na misel pade razporejanje po predalčkih ali različnih barvah. Torej je jasno, da že v osnovi obstajajo različni načini organiziranja. Pri projektnem managementu se sama poslužujem dveh različnih metod:

• načrtovanja glede na vsebino in
• načrtovanja glede na časovnico.

2 metodi vodenja projektov

Načrtovanje glede na vsebino je uporabno predvsem pri večjih in bolj zahtevnih projektih, kjer je ena faza projekta odvisna od druge ali ima več vzporednih vsebin. Pri tej vrsti načrtovanja lahko sam (ter glede na prispevek ekipe) oceniš, koliko časa je potrebno za uspešno izvedbo projekta.

Če za primer vzamem marketinško kampanjo, gredo koraki nekako tako:

• analiza ter snovanje strategije nastopa, ki vsebuje
  • analizo produkta ali storitve,
  • analizo ciljnih skupin,
  • izbor glavnih sporočil in komunikacijskih kanalov in
  • določitev ciljev;
• priprava terminskega načrta;
• pregled in potrditev strategije s strani naročnika ter potrebne prilagoditve;
• brief projekta ekipi in razdelitev nalog;
• priprava materialov s strani posameznega člana ekipe, s tvoje strani pa sprotno spremljanje napredka ter opozarjanje na morebitne zastoje in sprotno reševanje izzivov;
• potrditev materialov s strani naročnika in potrebne prilagoditve;
• pričetek izvajanja strategije s pripravljenimi materiali in
• sledenje poteku kampanje, optimizacija nastopa.

Pri načrtovanju glede na časovnico pa večkrat potrebuješ veščine improvizacije ter hitrosti. Postavi se v situacijo, ko naročnik želi dokončan projekt v mesecu dni, sam pa veš, da bi zanj potreboval vsaj dvakrat toliko časa.

Na tem mestu je seveda pomembno imeti dobro ekipo, ki je pripravljena narediti tisti korak več za dobro projekta. Največ pa je odvisno od tebe, kako boš razporedil delo, da ne bo vplivalo tudi na delo ekipe pri drugih projektih.

Pri načrtovanju takega projekta moraš delo optimizirati do maksimuma. Razmisli:
če se lahko hkrati pripravi več materialov;

• ali se lahko delo razdeli na več oseb, ki bi skupaj prej pripravile materiale lažje kot samo ena oseba;
• ali lahko uporabimo podobne korake strategije kot pri drugih naročnikih in
• ali lahko kako recikliramo materiale, ki so bili za istega naročnika že uporabljeni.

Ko boš za naročnika vrhunsko pripravil in izpeljal projekt, ki je bil omejen na nerealno kratek čas, boš s strani svoje ekipe in naročnika dobil pohvalo, hvaležnost, predvsem pa boš lahko sebi dal en High-5 za opravljeno misijo nemogoče.

Projekti, ki so omejeni na zelo kratek čas oz. zahtevajo tak pristop, so zelo zahtevni in naporni. Sicer predstavljajo izziv, ki velikokrat deluje motivacijsko, moraš pa se zavedati, da lahko prinesejo tudi negativne posledice, kot so stres, demotivacija in nejevolja. To se zgodi predvsem, če je takih projektov veliko oz. predstavljajo več kot polovico tvojega dela.

Kdo je vodja projektov?

2. Raznolikost dela in projektov  

Vsak dan vodje projektov je drugačen. En je sestavljen iz usklajevanj, spet drugi s pripravo strategij, naslednji ima poudarek na vsebini. Kakšen dan niti ne veš, kdaj gre čas mimo in se jutranja kava v skodelici že zdavnaj shladi, včasih pa si lahko med delovnikom privoščiš sproščeno kosilo, ob katerem padajo kreativne ideje in rešitve.

Projektno vodenje v marketinški agenciji pa je še toliko bolj dinamično zaradi naročnikov, ki prihajajo iz različnih okolij, kot so medicina, trgovina in nakupovanje, bančništvo, telekomunikacije … Ni, da ni.

Lepota projektnega managementa je tudi v tem, da ne rabiš biti strokovnjak za različna področja, ampak je dovolj, da si splošno razgledan, radoveden in se želiš učiti. To namreč pomeni, da veš vsaj nekaj malega o različnih področjih in si za tisto “nekaj” že slišal ali nekje prebral.

Če delaš v specializiranem marketingu, kot sta recimo medicinski marketing in marketing v turizmu, moraš to panogo bolj podrobno poznati. V digitalni marketinški agenciji pa je poznavanje posameznega področja bolj drugotnega pomena, saj je toliko bolj pomembno, da si domač na digitalnem in marketinškem področju.

V vlogi vodje projektov lahko na tem mestu res potešiš svojo radovednost.

3. Delo z ekipo

Nobena skrivnost ni, da je za uspešen projekt potrebna dobra in uigrana ekipa. Prav zaradi uigranih igralcev na parketu je Slovenija tudi postala evropski prvak v košarki. Razlogov za zmago in veselje je bilo jeseni 2017 seveda več. Ampak cilj je bil dosežen z dobrimi odnosi, s poznavanjem soigralcev, njihovega načina dela ter razmišljanja.

Za uspešen projekt je potrebna dobra in uigrana ekipa

Kot projektni manager sam projekta nikoli ne moreš izvesti od začetka do konca, saj ti delo le načrtuješ in nadziraš. In prav to je to – nikoli nisi sam.

Za uspešno timsko delo je ekstremno pomembno, da:

• so odnosi v ekipi odprti,
• so vloge posameznikov v projektu razčiščene,
• med člani obstaja velika mera zaupanja,
• se vedno komunicira iskreno in
• da so vsi seznanjeni s ciljem projekta.

Tvoja vloga pa je, da delegiraš aktivnosti in naloge, narekuješ tempo dela, nudiš podporo, vzpodbujaš komunikacijo in sodelovanje, motiviraš oz. ekipo držiš skupaj. Podobno, kot je vloga trenerja pri košarki.

V veliko pomoč pri tem so ti aplikacije in programska oprema za projektni management, ki omogočajo, da so vsi člani na tekočem s potekom dela, ter redni sestanki ekipe, na katerih se potek dela tudi pregleda. Ti so lahko tedenski, dvotedenski, mesečni, včasih tudi dnevni, odvisno od zahtevnosti in časovnice projekta.

Za lažji začetek so tu nekatere aplikacije, ki so v osnovni obliki dostopne na internetu. Pripravi preprost načrt svojega projekta, pa naj bo to izlet z prijatelji, družinska večerja, potovanje ali projektna naloga:

• Asana (ki jo dnevno uporabljamo v POINT OUT-u)
• Trello
• Basecamp

Čar dela z ekipo je tudi v tem, da na določeni točki pride do preskoka med službenimi odnosi v bolj osebne odnose, saj si skupaj več kot 8 ur na dan in delovna ekipa hitro postane tvoj krog prijateljev. Ob dobrih odnosih pa tudi ni zamer, če te kdo s službeno zadevo zmoti čez vikend oz. v tvojem prostem času.

4. Sledenje trendom in biti prvi v predstavljanju novosti

Če te v stilu Tyre Banks vprašam: “Do you wanna be on TOP?” vendar brez ozadja, da je to vprašanje vzeto iz resničnostnega šova, kako bi odgovoril? Verjetno: “Ja, seveda!” Vsi smo radi prvi ali med prvimi.

Če želiš biti najboljši, moraš slediti trendom, ki jih narekuje industrija. Pri vodenju projektov v digitalno marketinški agenciji so ti trendi vezani na digitalno okolje, družbena omrežja ter njihove algoritme, tehnologijo, hkrati pa tudi na področje marketinških kampanj.

Osebno mislim, da imamo v Sloveniji to srečo, da določeni trendi pridejo k nam z rahlim zamikom. V tujini je že nekaj časa popularna in uspešna marketinška akcija podajanja vsebin preko krajših videov. Ta trend v Slovenijo šele prihaja oz. že kaže prve znake masovne posvojitve. In če se takih in podobnih trendov zavedaš ter jih začneš izvajat pred konkurenco, boš med prvimi, ki bo predstavil trend doma in ustaljeno prakso v tujini predstavil kot največjo novost. O tem smo govorili tudi v POINT OUT Weekly: 7 nasvetov za uspešen video marketing.

Kakšno vlogo ima tu vodja projektov? Kot organizator moraš vedeti, kaj se okoli tebe dogaja, da lahko tudi na srečanju z naročniki takoj podaš primer najnovejšega trenda, predstaviš nekaj primerov dobrih praks in naročniku daš vedeti, da bodo s takim pristopom dosegli boljše rezultate.

Kje jaz sledim trendom na področju digitalnega marketinga?

• Zagotovo poslušam vse POINT OUT Weekly oddaje, kjer ti tedensko predstavimo dogajanje in novosti na področju digitalnega marketinga.
• Naročena sem na revijo Marketing Magazin, ki pokriva dogajanje na področju marketinga za celoten Balkan, s poudarkom na Sloveniji. Začela sem s študentsko naročnino (plačaš le stroške pošiljanja) in zaradi kvalitetnih vsebin sem redni naročnik tudi po končanih študentskih časih.
• Večkrat poslušam podcast Marketing School, ki ga pripravljata Neil Patal in Eric Siu. Všeč mi je, da so podcasti dolgi približno 10-15 minut in so super za poslušanje na avtobusu oz. na poti.
• Z veseljem preberem blog zapis na Social Media Examiner. Animacije in veliko slikovnega materiala ti vsebino še lepše in bolj podrobno razložijo.
• Mnogi priporočajo sledenje Garya Vajnerchuka, podjetnika, ki velja za rock zvezdo v digitalnem okolju. Znanja ima veliko, meni osebno pa ni najbolj všeč njegov nastop, saj na trenutke deluje vzvišeno. Preveri, morda pa tebe ne bo motilo.

5. Uporaba komunikacijskih veščin

Kot omenjeno že zgoraj, moraš imeti kot dober vodja projektov odlično razvite komunikacijske veščine. Če rad govoriš, se pogovarjaš ali dopisuješ, nastopaš pred poslušalci in ti artikulacija misli ne predstavlja izzivov, potem je to nalašč zate.

Vodja projektov ima dobre komunikacijske veščine

Zavedati se moraš, da je pomembno prilagajati način komunikacije glede na tvojega sogovornika. Kot vodja projektov si vedno ti vez med podjetjem in naročnikom. Z naročnikom seveda komuniciraš bolj formalno, si pazljiv pri uporabi besed in situacije večkrat zaviješ v celofan, medtem ko z ekipo komuniciraš veliko bolj sproščeno in VEDNO iskreno, četudi kdaj boli.

Ker si vez med podjetjem in ekipo moraš znati prenesti informacije ter glavna sporočila. Te se ne smejo izgubiti s prevodom (get lost in translation), saj so to razlogi za nesporazume, narobe pripravljene materiale in nejevoljo. Bolje večkrat preveriti, vprašati in/ali imeti vse črno na belem.

Kot komunikator v vlogi vodje projektov pa moraš imeti tudi veščine prepričevanja, pogajanja, spraševanja, poslušanja, razumevanja … Ne skrbi, če misliš da ne premoreš teh veščin, ker se da mnogo podrobnosti priučiti. Največja šola pa bodo vedno tvoje lastne izkušnje.

“Kaj je želel pesnik s tem povedati?”

Kot vidiš projektno vodenje skriva kar nekaj čarovnije.

Zagotovo jo boš zasledil v načrtovanju, ki bo kasneje pripeljalo do uspešnega projekta. Verjamem, da ti bo srce začelo biti hitreje, ko boš soočen z izzivom nepoznavanja industrije in se boš moral poučiti o novih področjih. Vedno ti bo ob strani stala ekipa, ki jo z dobro komunikacijo in pozitivnim odnosom lahko še bolj zbližaš. Z željo, da boš z ekipo najboljši, predstavljal trende, kreiral inovacije ter sledil zastavljenim ciljem pa boste skupaj neustavljivi.

Največja čarovnija pride na koncu, ob zaključku projekta. To je zadovoljstvo vseh strani, ko projekt prinese želene oz. nadpovprečne rezultate. Največja nagrada pa je tista iskrica v očeh, iskren hvala in osebno zadovoljstvo, kar je neprecenljivo. To na koncu poplača skrbi, izgubljanje živcev, lovljenje rokov, neskončen spisek telefonskih pogovorov, številne e-maile in sestanke ter včasih tudi neprespane noči.

Srečno in pogumno naprej. You got this!