Orodja za projektno vodenje za (skoraj) vsako nalogo

Po nekaterih podatkih naj bi kar tretjina projektov prekoračila časovnico in presegala zastavljeni proračun. Največkrat se razlogi vrtijo okoli slabe organizacije, neučinkovite komunikacije, dodatnih zahtev naročnika in tudi neprimernega projektnega vodenja.

Še dobro, da je razvoj tehnologije prinesel tudi učinkovita orodja za projektno vodenje. Tako boš skupaj z ekipo veliko bolj složen, učinkoviteje pa boste dosegali zastavljene cilje in roke posameznega projekta od začetka do konca. Verjemi, tudi v privatnem življenju bodo zmanjšale kaos.

Kaj pa je njihova skrivnost? Orodja so narejena “za ljudi”, torej so enostavne za uporabo in rešujejo izzive, s katerimi se srečujemo na dnevni ravni.

Spodaj ti predstavim meni najljubša orodja za vodenje projektov. Takšnih ali drugačnih orodij je res veliko, a na ta seznam sem uvrstila tista, ki so se meni zdela najbolj uporabna in sem z njimi že upravljala.

Asana

V naših oddajah, vlogih in blogih smo že večkrat omenili Asano. Ponuja številne funkcije, med uporabniki pa je znana po tem, da ima dovršen sistem sledljivosti projektov. Vse spremembe so zabeležene takoj, o spremembah pa so po elektronski pošti obveščeni tudi vsi člani ekipe.

Z Asano boš zadovoljil svoje potrebe po organiziranem vodenju projektov. Ukazi, razporeditev in upravljanje so preprosti in jasni. Spletno orodje in sinhronizirana mobilna aplikacija ti omogoča, da:

• ustvarjaš posamezne delovne projekte,
• projekte razdeliš na podprojekte in naloge,
• naloge dodeliš odgovorni osebi,
• določiš roke, do kdaj je potrebno posamezno nalogo opravit,
• nastaviš sledilce posameznih nalog ter
• določiš ostale elemente, ki jih potrebuješ za uspešno vodenje projekta.

Vsako nalogo se spremlja, tako da so vsi sodelujoči na projektu obveščeni o poteku dela, spremembah, ki vplivajo na njih, pri čemer je končni cilj zagotoviti, da ima vsaka naloga pripravljen jasen naslednji korak.

Asana je orodje za projektni management, ki ga uporabljamo v POINT OUT-u

Velika prednost Asane je uporaba barv. Pri POINT OUT-u imamo barve določene glede na trajanje posameznega projekta. Ena barva predstavlja dolgoročno sodelovanje z naročnikom, druga pomeni enkratni projekt. Z barvami imamo označeno tudi prioriteto naloge. V kolikor je naloga nujna ali zelo pomembna za projekt, jo označimo z rdečo barvo. V kolikor pa naloga ne vpliva veliko na potek projekta oz. ni prioritetna, pa jo označimo z zeleno. Tako lahko vsak ob pregledu svojih nalog vidi, kako je razporejen projekt.

Svoje naloge ter zadolžitve drugih lahko združeno vidiš v seznamu ali na koledarju. S tem si lažje zorganiziraš dan ter vidiš, kaj so naloge, ki te čakajo v naslednjih dneh.

S kolegi, ki sodelujete na istem projektu, lahko v Asani tudi komunicirate preko klepetalnika, si v naloge pošiljate sporočila in komentarje (omogočena tudi funkcija tagganja), dodajaš pa lahko tudi datoteke iz drugih aplikacij ter priponke iz računalnika.

Osnovna verzija je na voljo brezplačno in si jo lahko naložiš tudi na svoj mobilni telefon (podpira Andorid in iOS). Če pa je v tvoji ekipi več kot 15 članov ali pa ti osnovne funkcije ne zadostujejo, je na voljo tudi plačlijva različica, ki ponuja več funkcionalnosti.

Kot zanimivost ti zaupam še, da jo uporabljajo tudi v podjetjih Airbnb in Pinterest.

Trello

V osnovnih specifikacijah je Trello precej podoben Asani, od nje pa se razlikuje, da projekte oblikuje izključno na osnovi kartic. V vsaki kartici so seznami nalog, kartice pa lahko poljubno premikaš.. S tem si prilagodiš prioritete nalog in projektov.

Ko oblikuješ in odpreš novo kartico, lahko v njej ustvariš sezname, nalagaš datoteke in uporabljaš številne druge funkcije. Ena izmed najbolj izstopajočih, ki jih Trello omogoča, pa je, da lahko ustvarjaš in posodabljaš kartice po e-pošti. Ko ustvariš projekt, mu je avtomatsko dodeljen elektronski naslov. Vse, kar moraš narediti, da upravljaš s projektom preko elektronske pošte, je, da kartici pošlješ email.

Trello je v marsičem podoben Asani in smo ga v preteklosti uporabljali tudi pri nas

Člani tvoje ekipe lahko uporabljajo Trello za upravljanje projektov in sodelovanja. Torej, da komunicirajo o projektih in nalogah v realnem času.

Bistvene funkcije vključujejo:

• iskanje,
• glasovanje,
• opomnike o rokih,
• arhiviranje zapisov v karticah(npr. spremembe in komentarje),
• filtriranje podatkov in
• SSL šifriranje podatkov.

Trello aplikacija je na voljo za Andorid in iOS, primerna pa je tudi za tablice Kindle. Kompatibilna je z napravami, ki se povežejo na internet, katerihkoli velikosti zaslona. Druga pomembna prednost je, da so tvoji podatki zasebni in varni, saj lahko nadzoruješ, kdo ima dostop do kartic projekta. Dostop je lahko dodeljen le članom ekipe ali podjetja, po želji pa lahko dostop deliš tudi z zunanjimi osebami, ki so vpletene v projekt.

Trello je z osnovnimi funkcijami na voljo brezplačno, lahko ga pa tudi nadgradiš. Plačljiva različica ti ponuja več možnosti in še bolj podrobno načrtovanje, planiranje in vodenje projektov.

Kot zanimivost ti zaupam še, da Trello uporabljajo tudi v podjetju Buffer in Kickstarter.

Basecamp

Basecamp velja za eno prvih programskih rešitev za upravljanje in vodenje projektov, ki že več kot 10 let pomaga podjetjem pri organizaciji.

Glede na povratne informacije podjetij, Basecamp ni najboljša rešitev za ekipe, ki se ukvarjajo z bolj tehničnimi zadevami. Vseeno pa je orodje optimizirano in odlična izbira za tiste, ki imate radi hiter pregled nad dogajanjem na vstopni strani, saj je ta razdeljen na okno s komunikacijo in okno s sledenjem projekta. Če si torej navajen upravljanja in organiziranja projektov ter sestankov preko elektronske pošte, je Basecamp odlična izbira zate.

Basecamp je super orodje za začetniške vodje projektov. Nudi eno lokacijo za komuniciranje (s podjetji in ekipo) ter za sledenje projektom. To si lahko predstavljaš kot en velik klepetalnik. Namesto da bi si člani ekipe pošiljali številna elektronska sporočila in posodabljali naloge, je vse to zbrano na enem mestu.

Basecamp je dolgo veljal za benchmark na področju spletnih orodij za projektno vodenje

Obstaja tudi razdelek za opravila, kjer lahko kot vodja projektov dodeliš in slediš nalogam. Basecamp vključuje tudi:

• mesto za pripravo pomembnih datotek za vsak projekt,
• shranjevanje pomembnih dokumentov, ki so ključnega pomena za projekt,
• koledar za razporejanje sestankov in
• koledar za določanje rokov.

Prav shranjevanje dokumentov v samo orodje in možnost deljenja datotek z zunanjimi osebami je razlog, da je Basecamp zelo priljubljen med uporabniki.

Tudi Basecamp je v osnovni različici na voljo brezplačno, za nadgradnje pa je potrebno doplačilo. Podpira ga tako Android, kot iOS.

Kot zanimivost ti še povem, da ga uporablja tudi podjetje, ki upravlja z meni najljubšo prostočasno aplikacijo – 9GAG.

Evernote

Evernote sicer ne spada med orodja za projektno vodenje, je pa vseeno zelo pomembno orodje za samo organizacijo. Omogoča ti namreč pregledno pisanje zapiskov, opomb in shranjevanje dokumentov. Iskanje med njimi pa ti olajša funkcija “išči”, ki tiprihrani veliko časa.

Aplikacija je odlična za vse, ki imate radi svoje zadeve organizirane na enem mestu in hkrati za tiste, ki vam organiziranje predstavlja izziv. Evernote omogoča naslednje:

• Pisanje, zbiranje in urejanje zamisli v obliki beležk, kontrolnih seznamov ali seznamov opravkov, ki jih je mogoče iskati.
• Shranjevanje zapiskov v različnih oblikah, vključno z besedilom, skicami, fotografijami, zvočnimi zapisi, videoposnetki,PDF datotekami, spletnimi izrezki in drugim.
• Možnost skeniranja, digitaliziranja in organiziranja papirnatih dokumentov, vizitk, rokopisov in risb.

Zapiske in dokumente lahko organiziraš v skupine. To je še posebno uporabno pri upravljanju različnih projektov, kjer imaš lahko za vsak projekt ali nalogo ustvarjeno svojo mapo z zapiski in dokumenti.

Izjemno uporabna lastnost aplikacije Evernote je to, da so vsi vnosi hkrati sinhronizirani na različnih napravah, na katerih imaš naloženo aplikacijo. Če do nje s svojim uporabniškim profilom dostopaš preko interneta, se informacije in datoteke avtomatsko posodobijo na telefonu ali tablici.

Zame nepogrešljiva aplikacija pri vodenju projektov

Poskrbljeno je tudi za varnost tvojih dokumentov in zapiskov. Do svojega Evernote profila dostopaš preko uporabniškega imena in gesla. Na pametnih telefonih, ki omogočajo odklepanje zaslona s prstnim odtisom ali prepoznavanjem obraza pa je omogočen vstop v aplikacijo tudi preko te funkcije.

Svoje zapiske in dokumente v Evernotu lahko deliš z drugimi. Preko klepetalnika pošlješ zapiske drugemu uporabniku aplikacije ali pa vsebino enostavno pošlješ preko elektronske pošte.

Osnovna različica aplikacije Evernote je brezplačna. Plačljiva različica ti omogoča več funkcij, hkrati pa tudi več različnih profilov. To je predvsem uporabno če želiš imeti ločen osebni in poslovni profil.

Evernote uporabljamo tudi v POINT OUT-u. Največja vrednost, ki nam jo prinese v pisarni, je enostavno deljenje zapiskov s sestankov in brainstormingov. Vsakemu zapisu v Evernote dodamo tudi sliko zapiskov, ki smo jih med sestankom naredili na tabli, in tako združimo vse na enem mestu.

Google koledar

Uspešnega vodenja projektov seveda ne bi bilo brez dobrega koledarja. Zgoraj opisana orodja za projektno vodenje (razen Evernote) imajo koledar sicer že integriran v sistem, osebno pa priporočam tudi ločeno vodenje koledarja. Mogoče to vzame malo več časa, ampak vanj lažje vnašamo tudi druga opravila in opomnike, ne samo projektne naloge.

Sama sem se zelo razvadila z uporabo Google koledarja. Ne samo, ker ga uporabljamo v POINT OUT-u, ampak ker ga uporabljam tudi zasebno.

Googlov koledar je v dinamičnem okolju, kakršno je agencijo delo, nepogrešljiv pripomoček

Za potrebe projektnega vodenja je Google koledar izjemno koristen, saj ti omogoča, da ustvarjaš in urejaš dogodke, sestanke, opomnike ter ponuja pregled nad roki oddaje, pomembnimi dogodki, zasedenostjo in dopusti. Še nekaj uporabnih podrobnosti:

• Dogodki imajo določen čas začetka in zaključka, z možnostjo za »celodnevni dogodek«.
• Dodatna funkcija “ponavljajoče” ti omogoča, da nastaviš frekvenco dogodka. Če imaš torej redne tedenske sestanke, v koledarju ustvariš en dogodek in mu nastaviš tedensko frekvenco ponavljanja.
• Dogodku lahko dodaš barvo za prepoznavanje ali razlikovanje dogodka od drugih. En projekt ima lahko eno barvo, drugi drugačno.
• Lahko si nastaviš opomnike z različnimi možnosti – obvestilo preko elektronske pošte ali kot obvestilo.
• Vsakemu dogodku lahko dodaš lokacijo – sestanka, dogodka, ki ga organiziraš, dopusta …
• Vpogled v koledar si lahko prilagodiš in podrobneje vidiš dnevni, tedenski ali mesečni pregled vnosov.
• Na dogodek ali sestanek lahko povabiš tudi druge osebe. Za druge uporabnike Google koledarja dogodek postane viden v njihovem koledarju, ostali uporabniki pa prejmejo vabilo in obvestilo v svoj elektronski nabiralnik.
• V dogodek lahko shraniš tudi datoteke z Google Drive. To je zelo koristno pri zapisnikih ali dokumentih, ki jih predstavljaš na sestankih oz. da ti kasneje ni potrebno iskati dokumenta.
• Vsak nov vnos sestanka v koledar avtomatsko generira tudi povezavo za Google Hangouts – aplikacijo za spletne klice. Če sestanka ne moreš imeti v živo, ga enostavno opraviš preko spleta.

Svoj koledar lahko deliš z ostalimi člani ekipe. Google Calendar ima to možnost, da deljen koledar pokaže vse vnose ali pa so vnosi skriti in se zunanjim uporabnikom prikazujejo le kot “busy/zaseden”. Če kdo drug tebi deli njegov koledar, pa si ga lahko enostavno označiš z drugo barvo ter upravljaš s prikazovanjem njegovih vnosov, tako da se ne pokriva s tvojimi dogodki v koledarju.

V Google koledarju lahko ustvarjaš tudi dodatne koledarje. Za projektni management je to še posebej koristno, saj ima lahko vsak projekt ali naročnik svoj koledar in tako imaš še lepši pregled nad projekti.

Stric Google v svojih rokavih skriva še številne druge čarovnije oz. funkcije, ki ti olajšajo organizacijo in vodenje projektov. Lahko si njihov “basic” uporabnik in jih uporabljaš za manjše projekte, lahko pa postaneš mojster Googlovih funkcij in vodiš večje ter bolj zahtevne projekte in naloge.

Še za konec

Kot sem že omenila, so orodja za projektno vodenje narejene za ljudi in za uporabo ne potrebuješ razumevanja kvantne fizike ali kodiranih programskih jezikov. Njihova uporaba je enostavna in prilagojena, da ti olajša vodenje, organizacijo in izvedbo projektov.

Tudi če je delo na tabličnem računalniku ali na prenosnem računalniku veliko bolj prijetno, smo vodje projektov pogosto na sestankih, na poti ali opravljamo naloge. Še vedno pa lahko z ustrezno mobilno aplikacijo za projektni management vodje projektov spremljamo naloge, potek in roke. Na ta način ostanejo projekti pod nadzorom ter prinesejo željene rezultate.