Kako organiziramo delo in kako potekajo projekti v agenciji [POINT OUT Weekly #61]

Vodenje projekta od začetka do konca ni mala malica. Zato si ob uspešnem projektu velja čestitati.

Te zanima, kako v naši agenciji zagotovimo, da so projekti optimalno opravljeni? Naj ti razrešimo kar nekaj vprašanj in razkrijemo potek našega dela, kar ti bo zagotovo pomagalo pri lastni organizaciji. Nikomur ne škodi biti še bolj učinkovit, kajne?

1. Kako se lotiti načrtovanja projekta?

Zavedati se moraš, da se načrtovanje projekta prične še preden je sam projekt potrjen s strani naročnika. Začetni koraki so:

• Sestaneš se z novim potencialnim naročnikom;
• se seznaniš oziroma analiziraš njegovo delo (dejavnost, spletna prezenca, …) in
• pripraviš seznam informacij, ki jih od naročnika potrebuješ.

Po srečanju naročnik izpolni marketinški brief.

• Z njim preveriš, če ste se na sestanku prav razumeli, naročnik pa naredi tudi kratko “samoanalizo” in
• na podlagi briefa pripraviš osnutek oz. prve korake strategije.

Na osnovi tega nato pripraviš ponudbo, ki jo pošlješ naročniku. Če je potrebno, greš z naročnikom še čez komentarje in prilagoditve, po končni potrditvi pa lahko zares začneš projekt.

2. Ponudba potrjena, kako naprej?

Na tej točki te čaka kar nekaj vzporednih nalog:

• Izbereš člane ekipe glede na zahtevnost projekta, aktivnosti, časovno razpoložljivost in poznavanje področja;
• ekipo temeljito “zbriefiraš”;
• začneš z brainstormingom, idejno zasnovo in zasnovo strategije;
• hkrati s strani naročnika potrebuješ vse potrebne dostope in dodatne materiale (CGP, slike, videi, predloge, …) za zagon in
• postaviš časovnico ter opredeliš naloge.

Vse to so temelji projekta, ki morajo biti odlično zastavljeni in so steber prihodnega sodelovanja. Iz tega namreč izhaja vso ostalo delo in nenazadnje uspeh.

3. Kakšne odgovornosti ima vodja projektov?

Kot verjetno veš, delo projektnih vodij je precej obsežno, veliko je organiziranja, analize in komunikacije.

Vedno moraš biti pozorern na vse odgovornosti, ki jih imaš do naročnika:

• Z naročnikom konstantno komuniciraš;
• gojiš trajen odnos;
• vse materiale in nove poteze vedno pošiljaš v potrditve in odobritve;

Druga pomembna plat dela vodje projektov pa je odgovornost do svoje ekipe:

• Ekipi preneseš jasen brief, da ponotranjijo namen in smisel projekta ter želje naročnika;
• spremljaš delo ekipe, si jim na voljo in jim nudiš morebitno pomoč;
• jih opominjaš na naloge, roke in skrbiš za red;
• si vseskozi most v komunikaciji in preprečuješ kakršnekoli šume.

Kako optimizirati organizacijo in izvršitev projekta?

Za največji nivo optimizacije projekta – tako v organiziranju, načrtovanju kot spremljanju dogajanja – so odlična, če ne kar nujna oprema vsake agencije (tudi podjetja) orodja za upravljanje projektov in dela.

Eno takšnih je Asana, ki daje odličen pregled nad delom. Podrobnosti o možnostih in primerih naše uporabe programa najdeš v oddaji.

Vseskozi pa je potrebno analiziranje in prilagajanje ter redno sestankovanje, kjer se delijo težave, izzivi, novosti.

Delo vodje projektov pa se ne konča niti, ko je projekt zaključen. Pripraviti je treba še številna poročila.

V enainšestdeseti oddaji POINT OUT Weekly ti skozi primer našega organiziranja dela in načrtovanja projektov podajamo predloge za uspešno izvedene projekte in učinkovito delo vodij.

Ta oddaja je na voljo tudi na:

• Facebooku
• YouTubu
• Podcast agregatorjih

V tej oddaji se dotaknemo vprašanj, kot so:

• Kateri so začetni koraki vsakega projekta?
• Zakaj je brief naročnikov ključnega pomena?
• Kako poteka sodelovanje med naročnikom in agencijo?
• Kakšne odgovornosti ima vodja projektov do naročnika in ekipe?
• Na kakšne načine si lajšati kompleksen projekt?
• Katero orodje za optimizirano vodenje projektov in učinkovito delo ti priporočamo?

Nekaj uporabnih povezav, ki so bile omenjene v videu:

• Nejc Slovnik: spletna stran, Facebook, Instagram, LinkedIn
• Zoran Bosančić: spletna stran, Facebook, Instagram, LinkedIn
• POINT OUT Weekly #60
• Asana 
• Everhour

O oddaji

POINT OUT Weekly je spletna video oddaja za marketingaše/tržnike in druge, ki jih zanima digitalni marketing ter iščejo inspiracijo, ideje in nasvete, kako maksimalno izkoristiti potencial svojega podjetja. Vsak teden pokrijemo eno od tematik s področja digitalnega marketinga. S spremljanjem oddaje POINT OUT Weekly se boste naučili najnovejših taktik, priprave najboljših strategij, uporabe orodij za boljše rezultate in prejeli nasvete, ki jih lahko takoj uporabite v praksi.