Oktober
5 elementov učinkovitih sestankov [POINT OUT Weekly #75]
Učinkoviti sestanki in njihova organizacija ni mačji kašelj. Še najbolj izkušene vodje projektov včasih naletijo na težavo na tem področju. Kaj pa so elementi, ki so skupni vsem učinkovitim sestankom?
V petinsedemdeseti oddaji POINT OUT Weekly smo ti pripravili 5 najbolj ključnih.
1. Vodja sestanka
Pomembno je, da je za sestanek odgovorna ena oseba, ki ji lahko rečemo kar vodja sestanka. To je nekdo, ki ima pregled nad celotnim sestankom.
Ta oseba je po navadi tista, ki je sestanek sklicala, zanj pripravila dnevni red, med sestankom pa je zadolžena za skrbno usmerjanje pogovora udeleženih.
Pred organizacijo sestanka je potrebno dobro premisliti, če je ta sploh potreben. Za zadeve, ki jo lahko rešimo s klicem ali preprostim emailom, ne potrebujemo srečanja v živo. Sestanek lahko organiziramo tudi na daljavo. Temu rečemo preprosto – online sestanek. Tako boš prihranil na času, hkrati pa je vsaka stran tisti čas strogo osredotočena na stvari, zaradi katerih so se zbrali in učinkoviti sestanki vam ne uidejo.
2. Predpriprava na sestanek
Za predpripravo oziroma dnevni red je zadolžena oseba, ki sestanek skliče. Zadolžitev ostalih je, da dnevni red skrbno pregledajo in se na podlagi zapisanega dobro pripravijo.
S strani vodje mora biti torej poskrbljeno za pripravo materialov. To vključuje poročila, prezentacije … Pripravljena mora biti tudi agenda sestanka, ki mora biti pravočasno posredovana vsem sodelujočim. Povabljeni morajo biti ključni deležniki, ki jim vodja razloži, zakaj je bil sestanek sklican.
3. Ključne osebe
Premisliti moramo, čigava udeležba je na sestanku ključna in kakšen je doprinos vsake osebe. Če se nekoga potrebuje zgolj za del sestanka ni potrebno, da je prisoten od začetka do konca.
Poznamo različne vrste sestankov, ki zahtevajo različno število udeležencev. Za usklajevalne sestanke je optimalna količina 4-5 ljudi. Če gre za predstavitveni projekt je pomembno, da so prisotni vsi, ki se jih zadeva tiče.
Najbolj učinkoviti sestanki so po navadi med zgolj dvema osebama oz. tisti, kjer sodeluje majhno število ljudi. Omenjeni usklajevalni sestanki so pogosto tudi zelo kratki.
4. Časovna komponenta
Vodja sestanka naj ob sodelovanju bdi nad časovnim potekom sestanka. Tako lahko na preprost način zagotovimo časovno učinkovitost.
Koristno je, če so sestanki organizirani na polno uro ali ob “pol ure”. Nekateri prisegajo tudi na organizacijo v 15-minutnih intervalih.
Pomembno je, da se najprej vprašamo, koliko časa bomo za sestanek porabili. Tako se lažje držimo rokov, ki jih je postavila vodja pred začetkom.
Izredno pomembna je točnost začetka sestanka, saj se lahko časovnica hitro zamakne. Raje bodi na sestanku prej – tako se lahko pred začetkom še dobro pripraviš in sestanka ne motiš med potekom.
5. Zapisnik in follow-up sestanka
Pomembna je oseba, ki ob sestanku piše zapisnik. To lahko počne skozi oči tujega opazovalca ali kot aktivni udeleženec sestanka. To naj ne bo vodja, saj v tem primeru ne more kvalitetno prispevati k zastavljenim ciljem sestanka.
Zapisnik naj bo pravilno strukturiran, oseba pa naj bo izkušena v pisanju zapisnikov. To pomeni, da vanj vstavi vse informacije, ki so bile izrečene in spusti tiste, ki nimajo posebnega vpliva.
Zapisnik naj bo narejen na osnovi forme ali pa celo na podlagi potrjenega dnevnega reda. Včasih zapisniki sploh niso potrebni, lahko pa so ključnega pomena, saj nam omogočajo vpogled v stvari za nazaj. Malenkosti nam lahko namreč zelo hitro uidejo iz glave.
Poleg zapisnika je pomemben tudi follow-up. To je povzetek sestanka, ki ga po koncu pošlješ vsem udeleženim. V email vključi vse dogovorjene podrobnosti in stvari, ki so bile dogovorjene na sestanku. Zraven dodaj še zapisnik.
Po sestanku projektni vodja vse dogovorjeno vpiše v orodje za organizacijo in tako določi roke za vse udeležence. Pri POINT OUT-u uporabljamo Asano, ki je v naši ekipi ključnega pomena za gladek potek dela.
Ta oddaja je na voljo tudi na:
V tej oddaji dobiš odgovore na naslednja vprašanja:
- Zakaj je za učinkovite sestanke ključen dober vodja?
- Kaj moraš pripraviti pred začetkom sestanka?
- Koliko ljudi naj bo prisotnih za učinkovite sestanke?
- Ob kateri uri so sestanki najbolj primerni?
- Kaj je zapisnik sestanka in kdo naj ga pripravi?
- Kaj storiti po končanem sestanku?
Nekaj uporabnih povezav, ki so bile omenjene v videu:
- Nejc Slovnik: spletna stran, Facebook, Instagram, LinkedIn
- Zoran Bosančić: spletna stran, Facebook, Instagram, LinkedIn
- POINT OUT Weekly 74
- Asana
O oddaji
POINT OUT Weekly je spletna video oddaja za marketingaše/tržnike in druge, ki jih zanima digitalni marketing ter iščejo inspiracijo, ideje in nasvete, kako maksimalno izkoristiti potencial svojega podjetja. Vsak teden pokrijemo eno od tematik s področja digitalnega marketinga. S spremljanjem oddaje POINT OUT Weekly se boste naučili najnovejših taktik, priprave najboljših strategij, uporabe orodij za boljše rezultate in prejeli nasvete, ki jih lahko takoj uporabite v praksi.
