7 nasvetov za uspešno sodelovanje med naročnikom in agencijo

Si se kdaj vprašal, kateri so pomembni elementi za uspešno sodelovanje med naročnikom in agencijo?

Seveda sta strokovna podkovanost in izkušnje agencije nekako samoumevni, vendar kateri so ostali elementi, ki bodo vaše sodelovanje naredili uspešno na dolgi rok.

Mi smo se in v tem članku podajam 7 temeljnih nasvetov, ki se jih držimo v naši agenciji in za katere verjamemo, da predstavljajo osnovo za dobro sodelovanje med naročnikom in agencijo.

Pa začnimo s prvim.

1. Vzpostavitev procesa sodelovanja med naročnikom in agencijo

Začetki sodelovanja so vedno zelo intenzivni, saj je potrebno poskrbeti za sto in eno zadevo. Na strani agencije kot tudi naročnika.

Najprej si lahko prebereš tudi, kako izbrati digitalno agencijo, sicer pa gremo kar lepo po vrsti.

Sodelovanje med naročnikom in agencijo se v večini primerov začne z uspešno predstavitveno strategijo ali zmagovalnim predstavitvenim “pitch-em”. Ko v agenciji izvemo, da se je za sodelovanje z nami odločil nov naročnik organiziramo uvodni interni sestanek.

Na tem sestanku sodelujejo člani prodajne ekipe, ki projektnemu vodji in/ali skrbniku kupcev (osebi, ki bosta najintenzivneje sodelovali v komunikaciji z naročnikom) prenesejo vse do takrat znane informacije in predstavijo zasnovano marketinško strategijo. Po srečanju mora biti ekipa popolnoma usklajena o začetku izvedbe in zasledovanju postavljene marketinške strategije.

Le-temu sledi organizacija vzpostavitvenega srečanja z naročnikom. Njegov namen? Da so po srečanju znane vse podrobnosti sodelovanja, ter da se sodelovanje premakne iz faze zasnove v izvedbeno fazo. Na srečanju se naročnik in agencija uskladita o:

• • procesih medsebojnega sodelovanja (komunikaciji, sestankih, projektnih osebah ipd.);

• • medsebojnih pričakovanjih in merljivih ciljih;

• • predaji vseh potrebnih materialov za uspešno izvedbo zastavljene marketinške strategije;

• korakih izvedbe, časovnici ali akcijskem planu aktivnosti.

Po srečanju z naročnikom, ko so znane vse nadaljnje informacije in določeni procesi sodelovanja, sledi še srečanje celotne interne ekipe, ki bo delala na projektu naročnika. Na njem se celotna ekipa informira o vseh podrobnostih, interno uskladi o načinu dela in prvih korakih. Po njem projektni vodja tudi poskrbi za vzpostavitev projekta in določi naloge v orodju za projektni management – v naši ekipi za uporabljamo Asano.

Če povzamem, je tako vzpostavitveni proces sodelovanja sestavljen iz 3 korakov:

• • uvodnega internega sestanka ožje ekipe;

• • vzpostavitvenega srečanja z naročnikom (določitev procesov, ciljev, časovnice aktivnosti ipd.);

• internega srečanja celotne ekipe, ki bo delala na projektu naročnika.

2. Postavitev merljivih ciljev in pričakovanj

Na vzpostavitvenem srečanju se morata obe strani odkrito pogovoriti tudi o vseh pričakovanjih, ki jih ima ena ali druga stran.

Ta korak je ključen, saj definiranje pričakovanj učinkovito prepreči, da bi do nesoglasij prihajalo tekom sodelovanja. Hkrati je celotna ekipa (širša ekipa agencije in naročnika) usklajena k zasledovanju skupnih ciljev.

V nasprotnem primeru, ko pričakovanja niso usklajena, lahko hitro pride do medsebojnih nesoglasij in drugačne vizije, ki lahko vodi tudi v smer prekinitve sodelovanja. Agencija s tem izgubi naročnika, naročnik pa mora izvedbo projekta upočasniti in iskati novega izvedbenega partnerja. Le-to lahko na res enostaven način preprečimo oz. poskrbimo, da bo sodelovanje karseda uspešno in učinkovito.

Naslednjo ključno točko uskladitve predstavljajo merljivi cilji ali ključni kazalniki uspeha (angl. KPIs = Key Performance Indicators), katere želimo postaviti ob začetku sodelovanja z namenom, da bodo vse marketinške aktivnosti in njihove prilagoditve usmerjene v dosego le-teh.

Del vzpostavitvenega srečanja mora biti namenjen tovrstni diskusiji in poenotenju ključnih kazalnikov uspeha. Najverjetneje na srečanju še ne boste določiti ciljnih vrednosti ali številk, ampak se boste o njih le poenotili. Določitev natančnih vrednosti bo po srečanju naredila marketinška agencija po opravljeni analizi in vam jih skupaj z razlago poslala na odobritev.

3. Vodenje in organizacija dela

Kot strokovnjaki s področja digitalnega marketinga si vedno prizadevamo voditi naročnika v smer za doseganje zadanih marketinških in prodajnih ciljev.

Tovrsten proces se seveda začne s postavitvijo marketinške strategije, vendar pa se tam še zdaleč ne ustavi. Prizadevamo si, da naročnika vodimo in usmerjamo tekom celotnega procesa sodelovanja z namenom, da je naročnik vseskozi seznanjen z razvojem projekta, da je obojestransko sodelovanje maksimalno produktivno in da na učinkovit način dosežemo cilje, ki smo si jih zadali.

Pri tem se pri vodenju in usmerjanju osredotočamo na sledeče elemente:

• • Učinkovitost skupnih sestankov – na sestanek se vedno vnaprej pripravimo in opredelimo točke za diskusijo oz. dnevni red. Na sestanku pa poskrbimo, da vse poteka po začrtanem planu.

• • Organiziranost dela – Kot omenjeno za učinkovito organizacijo dela ali projektno vodenje uporabljamo Asano, z naročnikom pa časovne roke določimo na podlagi izdelane časovnice.

• • Izobraževanje s področja digitalnega marketinga – Kot strokovnjaki s tovrstnega področja prenašamo znanje na naročnika, saj tako naše sodelovanje poteka še na nekoliko višjem strokovnem nivoju.

• Proaktivna naravnanost – Kot ekipa vedno razmišljamo o dodatnih idejah, aktivnostih in vsebinah, s katerimi lahko dosežemo še boljše skupne rezultate.

4. Odkritost in transparentnost

Verjamemo, da je za uspešno in učinkovito sodelovanje na dolgi rok potrebna 100 % odkritost in transparentnost.

Našim naročnikom že od samega začetka omogočimo, da imajo vpogled v vsa digitalna orodja katera uporabljamo in omogočajo 24/7 sledenje rezultatom – npr. dostop do oglaševalskih platform (Facebook Ads Manager, Google Ads), platforme za dostop do analitike spletne strani (npr. Google Analytics) – ali pa le-to zagotovimo z mesečnim poročanjem.

Preprosto ne razumemo tistih agencij, ki s tovrstnimi podatki (v realnem času) ne opremijo svojih naročnikov oz. vseh sodelujočih (npr. tudi drugih marketinških agencij), saj menimo, da lahko le 100 % informiranost vseh strani pripomore k uspešnemu dosegu ciljev in prostemu pretoku novih idej, ki bodo potencialno še izboljšale poslovne rezultate.

Ali ni to ravno največja lepota digitalnega marketinga – da lahko hitro prilagajamo izvedbene aktivnosti in taktike? Menimo, da brez 100 % odkritosti pravzaprav ne gre.

Tudi ko naredimo napako, jo priznamo, za njo stojimo in poskrbimo (po najboljših močeh), da do nje ne bo prišlo nikoli več. Navsezadnje smo ljudje in napake nas delajo človeške. Tovrstna odkritost pa lahko le krepi zaupanje med obema stranema.

Več o samih napakah v digitalnem marketingu pa si lahko prebereš v našem drugem blogu.

5. Strukturirana in redna komunikacija

Sestavni element vsakega dela predstavlja tudi učinkovita komunikacija v odnosu do naročnika ali interno med člani ekipe.

Z naročnikom je potrebno ob začetku sodelovanja uskladiti načine komuniciranja, pogostost poročanja in organizacijo skupnih sestankov. Ti elementi se lahko tekom sodelovanja seveda tudi spremenijo. Ključno je le, da so določeni v skladu s tem, da na učinkovit način zagotovijo dosego zastavljenih ciljev.

V POINT OUT-u za učinkovito komunikacijo z naročnikom uporabljamo sledeče pristope:

• • telefonske pogovore ali e-mail sporočila na dnevni ravni oz. kadarkoli je to potrebno;

• • tedenska / 14-dnevna ali mesečna uskladitvena srečanja (v živo ali preko video klica);

• polletna strateška srečanja, na katerih celovito pregledamo naše delo, naredimo strateške prilagoditve ali začrtamo novo marketinško strategijo (ponavadi ob koncu leta za naslednje leto).

Kljub temu pa komunikacija z naročnikom predstavlja le 50 % uspešne zgodbe. Za uspešno izvedbo aktivnosti mora kot namazan stroj teči tudi komunikacija znotraj ekipe. V agenciji za-to uporabljamo sledeče pristope:

• • dnevna posvetovanja in uskladitve oz. kadarkoli so le-te potrebne;

• • tedenske usklajevalne sestanke, na katerih se pogovori in začrta plan dela za vsakega naročnika posebej;

• mesečna srečanja, na katerem ekipa pregleda izvedene aktivnosti in rezultate preteklega meseca ter naredi potrebne prilagoditve v izvajanju strategije za naslednji mesec.

Za konec želim pod to točko izpostaviti še sledeče.

Poskrbi, da bo vaša ekipa in naročnik na tekočem z vsemi ključnimi informacijami. Drži se načela, da je več komunikacije bolje kot premalo. Kljub temu pa se vedno vprašaj, kateri pristopi bodo najbolje delovali v vašem primeru.

6. Analize rezultatov, sledenje napredku in usmerjenost k izboljšavam

Sodelovanje med naročnikom in agencijo bo na dolgi rok uspešno, v kolikor bosta obe strani usmerjeni h konstantnem napredku in izboljšavam ter se ne bosta zadovoljili s statusom quo.

Z digitalnimi marketinškimi aktivnostmi na spletu zbiramo najrazličnejše podatke, s katerimi lahko v relativno kratkem času ugotovimo ali smo z našimi aktivnosti uspešni ali ne. Naloga agencije je, da le-te podatke analizira, interpretira in zna zaznati možnosti za izboljšave.

V primeru oglaševanja (npr. z oglasi preko družbenih omrežij ali Googla) to poteka zelo hitro, saj specialist za oglaševanje prilagoditve v načinu oglaševanja dela na dnevni ali nekaj dnevni ravni (odvisno od obsežnosti oglaševanja ali kampanje).

Po drugi strani pa analiza celotnega spleta digitalnih aktivnosti v agencijah ponavadi poteka na mesečni ravni v obliki posredovanih mesečnih poročil naročniku.

Ker v POINT OUT-u stremimo k digitalni odličnosti, smo šli še korak dlje in razvili 2 pristopa za zagotavljanje kakovosti (angl. quality assurance), s katerima smo vseskozi usmerjeni k izboljšavam v marketinški strategiji ter doseganju in preseganju zastavljenih ključnih kazalnikov uspeha.

1. Mesečna analiza aktivnosti

Za učinkovito srečanje interne ekipe najprej pripravimo mesečno poročilo vseh aktivnosti v relaciji do ključnih kazalnikov uspeha, ki ga bomo kasneje posredovali tudi naročniku. Na srečanju nato ekipa rezultate pregleda in se uskladi glede nadaljnjega izvajanja marketinške strategije ter dogovori o manjših prilagoditvah, ki jih je potrebno narediti z namenom, da bomo pri izvedbi na mesečni ravni še uspešnejši.

2. Polletna analiza aktivnosti in strateško srečanje

Služi podrobnejšemu pregledu dela za naročnika na polletni ravni. Na njem najprej analiziramo rezultate, pregledamo delo konkurence in se seznanimo z vsemi novostmi, ki so se zgodile na področju digitalnega marketinga. Na podlagi vseh inputov nato pregledamo učinkovitost marketinške strategije in razvijemo strateške predloge za izboljšanje posameznih področij le-te (npr. za vsak posamezen komunikacijski kanal, v oglaševanju, v načinu dela ipd.). Vse skupaj nato predstavimo naročniku, s katerim se nato uskladimo o nadaljnjih aktivnostih ter želenih prilagoditvah.

Dobra agencija bo s tovrstnim (ali podobnim) pristopom usmerjenim v rezultate znala poskrbeti, da se zanos ob začetku sodelovanja ne bo izpel že po nekaj mesecih.

V kolikor je to nekaj kar trenutno pogrešate od vaše agencije, te spodbujam, da postavite proces (oz. je to naloga agencije), preko katerega boste izboljševali vaše digitalne marketinške aktivnosti na dolgi rok. Le-tako boste lahko pri vašem delu zares uspešni.

7. Proaktivnost in sodelovanje s 110 % vložene energije

Ta točka nekako povzema vse do sedaj napisane stvari. Upam, da si do sedaj zaznal, da bo sodelovanje med naročnikom in agencijo uspešno le, v kolikor boste proaktivni in bili v sodelovanje pripravljeni vložiti dodaten kanček energije.

Le-to še posebno velja za agencijo. Brez dodatnega aganžmaja ali proaktivnega pristopa s strani agencije, bodo marketinški rezultati sodelovanja tavali v temi sivega povprečja. Zato kot naročnik izbiri marketinške agencije nameni še posebno pozornost. Poskusi zaznati ali je agenciji “v krvi” narediti korak več in v vaše sodelovanje vložiti dodatno energijo (namig: preveri tudi med njihovimi obstoječimi naročniki).

Zelo sem vesel, da je proaktivnost besedna zveza, ki jo naši naročniki najpogosteje uporabijo, ko opišejo naše sodelovanje. Proaktivnost je del našega DNK-ja in še naprej se bomo trudili, da se naročnikom predstavimo s hitro odzivnostjo, usmerjenostjo k napredku in uspešno izvedenimi marketinškimi aktivnostmi.

Tako. S tem smo prišli do konca 7 temeljnim nasvetom, katerim sledimo in za katere verjamemo, da so ključni za uspešno sodelovanje med naročnikom in agencijo.

Verjamem, da obstajajo tudi druge oz. podobne taktike, katerim sledi tvoje podjetje. Za nas so zgoraj opisani pristopi maksimalno učinkoviti in naša sodelovanja z naročniki iz sive povprečnosti pripeljejo do digitalne-marketinške odličnosti. 🙂

Ti je bil članek všeč in poznaš koga, ki bi tovrstne nasvete lahko uporabil v praksi? Pošlji mu link, ali še bolje, članek deli preko družbenih omrežij. 😉